Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi zatrudnionemu przy komputerze krzesła i biurka zgodnego z wymaganiami określonymi w przepisach rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1.12.1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 58 ze zm.; dalej: MonEkranBHPR), które spełniają wymagania ergonomii. Przepisy bhp nie definiują pojęcia „fotel ortopedyczny”, ani też nie obligują pracodawcy do zapewnienia elektrycznie regulowanego biurka, w związku z czym tego typu zalecenie jest nieprecyzyjne i nie wiąże pracodawcy. Nie ma jednak przeciwskazań do tego, aby pracodawca takie zalecenie zrealizował, jeśli posiada na to środki.
Obowiązki pracodawcy z zakresu bhp
W myśl art. 207 § 2 Kodeksu pracy, do podstawowych obowiązków pracodawcy należy ochrona zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca jest obowiązany organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne jej warunki, a także reagować na potrzeby związane z zapewnieniem bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy. Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 12.12.1974 r., obowiązek ten obejmuje przestrzeganie nie tylko ogólnie obowiązujących norm w tym zakresie, lecz także indywidualnych przeciwwskazań związanych ze stanem zdrowia lub osobniczymi skłonnościami pracownika (II PR 262/74, Legalis).
Organizując stanowisko pracy wyposażone w komputer, pracodawca powinien uwzględnić wymagania określone w przepisach MonEkranBHPR.
Zgodnie z § 4 MonEkranBHPR pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, określone w załączniku do tego rozporządzenia.
Wymagania bhp i ergonomii
W wyniku nowelizacji powyższego rozporządzenia, która weszła w życie z dniem 17.11.2023 r. zmianie uległy minimalne wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii, jakie powinny spełniać stanowiska pracy wyposażone w monitory ekranowe, stanowiące załącznik do tego rozporządzenia. Wynika z nich m.in., że krzesło stanowiące wyposażenie stanowiska pracy powinno posiadać:
- dostateczną stabilność przez wyposażenie go w podstawę co najmniej pięciopodporową z kółkami jezdnymi,
- regulację wysokości siedziska, regulację wysokości oparcia odcinka lędźwiowego kręgosłupa, regulację kąta pochylenia oparcia oraz odpowiednie wymiary oparcia i siedziska, zapewniające wygodną pozycję ciała i swobodę ruchów,
- wyprofilowanie siedziska i oparcia odpowiednie do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud,
- możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360°,
- regulowane podłokietniki.
Ponadto, mechanizmy regulacji wysokości siedziska i pochylenia oparcia powinny być łatwo dostępne i proste w obsłudze oraz tak usytuowane, aby regulację można było wykonywać w pozycji siedzącej.
Z kolei konstrukcja stołu (biurka) powinna umożliwiać ergonomiczne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowaną wysokość ustawienia monitora ekranowego i klawiatury, w szczególności powinna zapewniać:
- wystarczającą powierzchnię, gwarantującą łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia stanowiska pracy i wykonywanie czynności związanych z pracą,
- ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi stołu, która umożliwia podparcie dla rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem,
- ustawienie elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika, bez konieczności przyjmowania wymuszonych pozycji.
Pracownik powinien mieć zapewnioną odpowiednią przestrzeń do umieszczenia nóg pod blatem stołu oraz do przyjęcia wygodnej pozycji i możliwości jej zmiany podczas pracy. Powierzchnia blatu stołu powinna być matowa.
Mając na uwadze powyższe, przepisy bhp określają konkretne wymagania z zakresu ergonomii dla krzeseł biurowych i biurek przeznaczonych do pracy przy komputerze. Jeśli wymagania te są spełnione, to pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia innego krzesła, nawet jeśli pracownik o nie wnioskuje.
W opisanym przypadku pracownik może przedłożyć pracodawcy jakieś zaświadczenie od lekarza, z którego będzie konkretnie wynikało, jakie parametry powinno spełniać krzesło dla tego pracownika (inne niż te wymagane przez przepisy bhp oraz zapewnione przez pracodawcę). Na tej podstawie pracodawca, biorąc pod uwagę generalny obowiązek zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, powinien indywidualnie podjąć stosowną decyzję o wymianie krzesła lub pozostawieniu tego, które pracownik ma już udostępnione.
