Sposoby doręczeń przewidziane w KPA 

Kodeks postępowania administracyjnego, jako podstawową formę doręczenia wskazuje w art. 39 KPA doręczenia za pokwitowaniem przez operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.; dalej jako: PrPoczt), przez swoich pracowników lub przez inne upoważnione osoby lub organy.

W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany wyżej:

1) operator pocztowy w rozumieniu PrPoczt przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej – w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;

2) pismo składa się na okres czternastu dni w urzędzie właściwej gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika urzędu gminy (miasta) lub upoważnioną osobę lub organ.

Powyższe klasyczne sposoby doręczenia nie mogły mieć jednak zastawania w przypadku doręczenia decyzji w sprawie objęcia kwarantanną. Należy bowiem mieć na uwadze podmiot któremu jest doręczana decyzja. Decyzja jest kierowana do osoby zakażonej lub chorej na chorobę zakaźną lub osoby podejrzanej o zakażenie lub chorobę zakaźną lub osoby, która miała styczność ze źródłem biologicznego czynnika chorobotwórczego. Nadto decyzji nadawany jest rygor natychmiastowej wykonalności a zagrożenie dla życia i zdrowia jest tak wysokie, iż powinna otrzymać decyzje w dniu jej wydania. Wysłanie więc decyzji poczta odwlekłoby w czasie informację o obowiązku odbycia kwarantanny. W obecnej sytuacji ogłoszenia stanu epidemii taka sytuacja byłaby niedopuszczalna i po pierwsze rodziłabym ryzyko, że osoby które powinny być objęte kwarantanną nie będą nią w praktyce objęte z uwagi na zbyt późne odebranie decyzji lub jej nie odebrania. Nadto osoby poddane kwarantannie nie powinny mieć styczności z innymi osobami. Doręczenia więc nie powinien dokonywać listonosz czy pracownik inspekcji sanitarnej ani innego organu chyba, że posiada specjalną odzież ochronną. Przy tak dużej liczbie osób objętych kwarantanna nie będzie to jednak możliwe.

Oprócz klasycznych form doręczenia Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje również formę doręczania pism drogą elektroniczną. W myśl art. 391 KPA doręczenie pism następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z 18.7.2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 344 ze zm.). Doręczenie pism drogą elektroniczna możliwe jest jedynie jeżeli strona lub inny uczestnik postępowania spełni jeden z następujących warunków:

1) złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej;

2) wystąpi do organu administracji publicznej o takie doręczenie i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny;

3) wyrazi zgodę na doręczanie pism w postępowaniu za pomocą tych środków i wskaże organowi administracji publicznej adres elektroniczny.

Organ administracji publicznej może zwrócić się do strony lub innego uczestnika postępowania o wyrażenie zgody na doręczanie pism w formie dokumentu elektronicznego w innych, określonych przez organ kategoriach spraw indywidualnych załatwianych przez ten organ. Organ administracji publicznej może wystąpić o wyrażenie zgody, przesyłając to wystąpienie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres elektroniczny strony lub innego uczestnika postępowania.

W przypadku decyzji dotyczących poddania danej osoby obowiązkowej kwarantannie forma doręczeń za pomocą poczty elektronicznej byłaby najbardziej pożądana. Skomplikowanie jej użycia jednak w praktyce może nie doprowadzić do skutecznego doręczenia decyzji w tej formie. Po pierwsze bowiem organ musi uzyskać uprzednią zgodę strony na taka formę doręczenia. Brak tej zgody uniemożliwia doręczenie decyzji w tej formie i koniecznym jest doręczenie decyzji z klasycznej formie.

W celu doręczenia pisma w formie dokumentu elektronicznego organ administracji publicznej przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie zawierające:

1) wskazanie, że adresat może odebrać pismo w formie dokumentu elektronicznego;

2) wskazanie adresu elektronicznego, z którego adresat może pobrać pismo i pod którym powinien dokonać potwierdzenia doręczenia pisma;

3) pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma, a w szczególności sposobu identyfikacji pod wskazanym adresem elektronicznym w systemie teleinformatycznym organu administracji publicznej, oraz informację o wymogu podpisania urzędowego poświadczenia odbioru w określony sposób.

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w sposób określony wyżej organ administracji publicznej po upływie 7 dni, licząc od dnia wysłania zawiadomienia, przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania tego pisma. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie czternastu dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia.

Należy jednak pamiętać, że nie każdy organ dysponuje możliwością przesłania decyzji drogą elektroniczną.

Zmiany w zakresie doręczania decyzji o objęciu kwarantanną od 1.4.2020 r. 

Należało zatem wprowadzając dalsze zmiany związane ze stanem epidemii i uregulować również kwestie szybkiego i bezpiecznego doręczanie. Słusznie zatem ustawodawca w ustawie z 31.3.2020 r. o zmianie niektórych ustaw w zakresie systemu ochrony zdrowia związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 (Dz.U. z 2020 r. poz. 567; dalej jako: ZmKoronawirusU) wprowadził zmiany do ustawy z 5.12.2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239 ze zm.; dalej jako: ZapobChoróbU). W art. 8 pkt 7 ZmKoronawirusU postanowiono, że w art. 33 ZapobChoróbU po ust. 3 dodaje się ust. 3a w brzmieniu:

Decyzje, wydawane w przypadku podejrzenia zakażenia lub choroby szczególnie niebezpiecznej i wysoce zakaźnej, stanowiącej bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia innych osób:

1) mogą być przekazywane w każdy możliwy sposób zapewniający dotarcie decyzji do adresata, w tym ustnie;

2) nie wymagają uzasadnienia;

3) przekazane w sposób inny niż na piśmie, są następnie doręczane na piśmie po ustaniu przyczyn uniemożliwiających doręczenie w ten sposób.”

Strona na którą nałożony został obowiązek kwarantanny informowana może być zatem wydaniu decyzji i jej treści mailowo, faksem a także telefonicznie. Decyzje te nie wymagają również uzasadnienia. Co istotnym po ustaniu przyczyn uniemożliwiających doręczenie w sposób pisemny organ powinien doręczyć decyzje na piśmie. Zdaniem autora powinno to nastąpić po upływie terminu kwarantanny a nie dopiero po odwołaniu stanu epidemii na terytorium RP.