Pracodawca zawsze może dokonać refundacji kosztów okularów do pracy przy komputerze, przy czym w opisanym przypadku taka refundacja nie będzie podlegała zwolnieniu z opodatkowania i oskładkowania.
W myśl § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej – czyli wstępnych, okresowych lub kontrolnych, przeprowadzone zgodnie z art. 229 Kodeksu pracy, wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego.
Ze względu na to, że powyższy przepis jest bardzo ogólny, pracodawca w wewnętrznym akcie prawnym (np. regulaminie, zarządzeniu, decyzji itp.) powinien określić w szczególności kwotę refundacji okularów, czasokres ich używalności, a także ewentualnie termin, w jakim pracownik może się ubiegać o zwrot kosztów zakupionych przez siebie okularów.
Zgodnie z definicją „pracownika” zawartą w przywołanym rozporządzeniu, zgodnie z którą jest to osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykant i stażysta, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy (tj. co najmniej 4 godziny dziennie). Tym samym czas pracy przy komputerze to kolejna przesłanka, która musi być spełniona w celu legalnej refundacji kosztów poniesionych na zakup takich okularów.
Oczywiście pracodawca – nawet pomimo braku ustawowego obowiązku – zawsze może wesprzeć pracownika w przedmiocie zakupu okularów i w ramach wewnątrzzakładowych regulacji ustalić zasady refundacji kosztów poniesionych na ich zakup nawet dla pracowników nie zatrudnionych przy obsłudze komputera. Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku wypłacona kwota nie będzie podlegała zwolnieniom z opodatkowania i oskładkowania składkami ZUS, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Tym samym osobie pracującej dziennie po 2 godziny przy obsłudze komputera i sporadycznie wykonującej pracę w godzinach nadliczbowych, nie przysługuje refundacja kosztów poniesionych na zakup okularów korygujących wzrok na mocy przepisów bhp. Niemniej jednak, gdyby pracodawca chciał takiej refundacji dokonać, to świadczenie to podlegałoby opodatkowaniu i oskładkowaniu składkami ZUS.
