Możliwe jest przechowywanie zeskanowanych faktur i paragonów bez konieczności zachowywania ich oryginałów papierowych, o ile spełnione są określone warunki dotyczące integralności, bezpieczeństwa i dostępności tych dokumentów w formie elektronicznej.
W myśl art. 71 ust. 1 ustawy o rachunkowości (dalej: RachunkU) stanowi, iż dokumentację, o której mowa w art. 13 ust. 1 RachunkU księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także „zbiorami”, należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.
Księgi rachunkowe mogą mieć formę, z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3 RachunkU zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania wyżej opisanych rozwiązań, co wynika z literalnego brzmienia art. 72 ust. 1 RachunkU.
Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań określonych w art. 71 ust. 2 RachunkU, wówczas należy zachowywać dokumenty w formie papierowej.
