Przepisy prawa pracy nie określają w jakiej formie pracownik powinien składać wyjaśnienia (np. na piśmie, w postaci e-mailowej, ustnie do protokołu, czy wyłącznie ustnie, bez ich utrwalania na piśmie, nawet w formie np. notatki). Mimo to warto zadbać o ich udokumentowanie dla celów dowodowych (choć nie jest to bezwzględny obowiązek).
Kara porządkowa
Kodeks pracy umożliwia stosowanie wobec pracownika odpowiedzialności porządkowej. W tym celu wspomniane przepisy określają katalog kar porządkowych, które pracodawca może nałożyć na pracownika, jeśli zajdzie taka konieczność, ustalają sposób postępowania pracodawcy w tym przedmiocie oraz ważne terminy. Pracodawca może więc zastosować wobec pracownika karę upomnienia lub nagany za nieprzestrzeganie:
- ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy,
- przepisów BHP,
- przepisów PPOŻ,
- przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.
Natomiast kara pieniężna może zostać na pracownika nałożona za:
- nieprzestrzeganie przepisów BHP,
- nieprzestrzeganie przepisów PPOŻ,
- opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia,
- stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub
- spożywanie alkoholu w czasie pracy.
Wysłuchanie pracownika
Ważnym elementem procedury nakładania kar porządkowych w ramach odpowiedzialności porządkowej jest wysłuchanie pracownika. Prowadząc postępowanie wyjaśniające pracodawca ma obowiązek wysłuchania pracownika (art. 109 § 2 Kodeksu pracy). W praktyce chodzi o umożliwienie zatrudnionemu wyjaśnienia sytuacji i odniesienia się do stawianych mu zarzutów. Jak już wspomniałam wysłuchanie pracownika jest obowiązkowe. Chyba że pracownik, któremu pracodawca umożliwi złożenie wyjaśnień nie skorzysta z tej możliwości i odmówi składania wyjaśnień. Ważnym jest natomiast „danie pracownikowi szansy na wyjaśnienia”. Jeśli nie będzie chciał ich składać, pracodawca powinien uszanować tą decyzję pracownika (pracownik ma prawo zrezygnować ze składania wyjaśnień). W takiej sytuacji pracodawca powinien dalej prowadzić postępowanie wyjaśniające, a po jego zakończeniu podjąć decyzję co do kary porządkowej.
Przepisy prawa pracy nie określają w jakiej formie pracownik powinien składać wyjaśnienia (np. na piśmie, w postaci e-mailowej, ustnie do protokołu czy wyłącznie ustnie bez ich utrwalania na piśmie nawet w formie np. notatki). Mimo to warto zadbać o ich udokumentowanie dla celów dowodowych (choć nie jest to bezwzględny obowiązek). Pamiętać należy, że od nałożonej na pracownika kary porządkowej przysługuje ukaranemu sprzeciw, a w razie podtrzymania kary porządkowej przez pracodawcę pracownik może odwołać się do sądu pracy. W takim przypadku wyjaśnienia pracownika złożone na piśmie lub udokumentowane np. w formie protokołu lub notatki mogą okazać się ważne dla ostatecznego rozstrzygnięcia.
