Posiadanie rezerwowej kasy fiskalnej nie jest obowiązkowe, ale bardzo przydatne w przypadku awarii fiskalnej. Zatem – co do zasady – wydatek na rezerwowe kasy fiskalne jest kosztem podatkowym. Rezerwowa kasa jest taką samą kasą, jak kasa fiskalna rejestrująca sprzedaż. Z pytania wynika, że ta rezerwowa kasa nie została poddana fiskalizacji, a tylko taka kasa nadaje się do użytku. Jeśli ta kasa ma być wykorzystywana w spółce przez okres dłuższy niż rok, to aby ją uznać za środek trwały w rozumieniu art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: PDOPrU), musi być poddana fiskalizacji. Wówczas – zgodnie z art. 16d ust. 1 PDOPrU – wydatek na jej zakup może być zaliczony jednorazowo do kosztów, jeśli jej wartość nie przekracza 10 000 zł.
Zgodnie z art. 111 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług: „Jeżeli z przyczyn niezależnych od podatnika nie może być prowadzona ewidencja sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, podatnik jest obowiązany ewidencjonować sprzedaż przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej”. Jeśli ewidencjonowanie sprzedaży przy zastosowaniu rezerwowej kasy rejestrującej jest niemożliwe, podatnik nie może dokonywać sprzedaży. Ustawodawca przewiduje istnienie rezerwowej kasy, choć nie określił takiego obowiązku. Rezerwowa kasa rejestrująca to taka sama kasa jak kasa fiskalna, za pomocą której podatnik dokonuje rejestracji sprzedaży, podlega więc także fiskalizacji (dopiero wówczas można przy jej zastosowaniu dokonywać rejestracji). Skoro kasa nie jest poddana fiskalizacji, to obecnie nie jest zdatna do użytku. Zgodnie z art. 16a ust. 1 PDOPrU amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 PDOPrU, zwane środkami trwałymi.
Jeśli wartość kasy jest niższa niż 10 000 zł, to zgodnie z art. 16d ust. 1 PDOPrU: „Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 16a i 16b, których wartość początkowa określona zgodnie z art. 16g nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania”. W tym kontekście – zdaniem Autora – wydatek na kasę rezerwową może być zaliczony do kosztów podatkowych w miesiącu oddania jej do używania.
