Zwrot „pilne” oznacza konieczność natychmiastowego wykonania. Natomiast zwrot „niezwłocznie” oznacza konieczność wykonania bez zbędnej zwłoki, w najkrótszym możliwym terminie (niekoniecznie natychmiast). Wydając polecenie służbowe, przełożony powinien określić termin jego realizacji. Jeśli przełożony wydaje jednemu pracownikowi kilka poleceń z tym samym terminem lub z terminem „pilne”, to musi określić kolejność ich realizacji.
Polecenie służbowe
Pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy). Pewnym rodzajem polecenia służbowego jest w praktyce zakres obowiązków pracownika. Jest to swoiste polecenie stałe i skutkuje tym, że pracodawca/przełożony nie musi ciągle takich poleceń pracownikowi ponawiać. Pewne zadania bowiem są stałe, cykliczne i nie wymagają każdorazowych poleceń służbowych (np. comiesięczne naliczanie wynagrodzeń dla pracowników, czy prowadzenie dokumentacji pracowniczej).
Wydawanie poleceń służbowych
Wydawanie poleceń służbowych należy do uprawnień kierowniczych pracodawcy (przełożonych jako osób upoważnionych przez pracodawcę w tym zakresie. Pracownik jest zobowiązany do wykonania takiego polecenia, które dotyczy pracy i jednocześnie nie jest sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę (art. 100 § 1 Kodeksu pracy).
Wspomniane polecenia służbowe konkretyzują obowiązki pracownika przede wszystkim w zakresie przydziału zadań, sposobu wykonywania tych zadań, czy miejsca i terminu ich wykonania. Dlatego też oprócz kodeksowych wymogów określonych w art. 100 § 1 Kodeksu pracy polecenia służbowe muszą być konkretne, jasne i zrozumiałe dla pracownika. Także w zakresie kolejności wykonywania poszczególnych poleceń.
Powszechnie przyjmuje się, że termin pilne oznacza konieczność wykonania natychmiast, od razu. W praktyce może to oznaczać nawet przerwanie obecnie wykonywanych czynności i w pierwszej kolejności wykonanie danego polecenia. Natomiast termin niezwłocznie oznacza – równie powszechnie – konieczność wykonania danej czynności „bez zbędnej zwłoki” , w najkrótszym możliwym czasie. W praktyce więc, jeśli można przerwać wykonywaną w danym momencie czynność (tj. praca ta „może poczekać”), to należy wykonać polecenie. Jeśli zaś dana praca nie może zostać przerwana, ponieważ np. utracone zostaną wszystkie dane z formularza, które zostały już wprowadzone, nie zapisano jeszcze wyników tej pracy, albo dana praca wymaga zakończenia ze względu na terminy – zarówno te, które wynikają z przepisów prawa (np. złożenie sprawozdań, przesłanie danych do GUS, złożenie deklaracji ZUS, itp.), jak i te, które wynikają z innych poleceń służbowych – to praca ta powinna zostać zakończona w pierwszej kolejności, a dopiero w następnej kolejności należy wykonać polecenie z terminem „niezwłocznie”.
Wydając polecenie służbowe, przełożony powinien określić termin jego realizacji. Wprawdzie nie wynika to wprost z przepisów Kodeksu pracy, ale jest to istotne ze względów praktycznych. Pomijając teoretyczną dyskusję o tym, kiedy pracownik powinien wykonać polecenie bez sprecyzowanego terminu jego realizacji, określenie terminu realizacji polecenia wprowadza jasną zasadę. Pracownik ma świadomość co do terminu wykonania polecenia, a w razie niewykonania tego polecenia w wyznaczonym terminie pracodawca może rozważyć wyciągnięcie wobec pracownika konsekwencji służbowych. Sprawa jest bowiem jasna dla wszystkich co do terminu i pozostaje tylko ustalenie, czy pracownik ponosi winę w tym, że nie wykonał polecenia w terminie (tylko wina pracownika pozwala na wyciągnięcie konsekwencji służbowych, np. ukaranie pracownika karą porządkową zgodnie z przepisami art. 108 Kodeksu pracy i nast.). Jeśli przełożony wydaje jednemu pracownikowi kilka poleceń z tym samym terminem lub z terminem „pilne”, to musi określić kolejność ich realizacji.
Co równie istotne, w praktyce podczas wykonywania pracy priorytety poleceń mogą ulegać zmianie. Dlatego też przełożony (osoba, która wydaje polecenie służbowe), powinien wskazać konkretnie które polecenie „ma pierwszeństwo”, jeśli wydaje pracownikowi kolejne polecenie, a pracownik nie zdążył jeszcze zrealizować poprzedniego/poprzednich. Tym bardziej, jeśli wszystkie te polecenia np. są pilne. Oczywistym jest bowiem, że jeden pracownik nie może w tym samym czasie wykonać naraz kilku poleceń z tym samym terminem lub ze statusem „pilne”. To w gestii przełożonego leży określenie, w jakiej kolejności mają zostać wykonane polecenia, skoro np. wszystkie są pilne.
