Kontynuacja tych samych akt osobowych jest konieczna, jeśli oba stosunki pracy są objęte tym samym, 10 letnim okresem przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Ponowne zatrudnienie tego samego pracownika a dokumentacja pracownicza
Od 1.1.2019 r. zasadą jest, że w przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie obowiązkowego, 10 letniego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej (w tym również akt osobowych – art. 945 Kodeksu pracy). Wspomniana zasada „jednych akt osobowych” dotyczy osób zatrudnianych po raz pierwszy od 1.1.2019 r. oraz – na podstawie przepisów przejściowych nowelizacji Kodeksu pracy – osób zatrudnionych po 31.12.1998 r., a przed 1.1.2019 r., pozostających w stosunku pracy u danego pracodawcy w dniu 1.1.2019 r., za których pracodawca złożył raport informacyjny ZUS RIA. W praktyce więc dotyczy to tych sytuacji, w których dokumentacja pracownicza (w tym akta osobowe pracownika) są objęte tym samym, 10 letnim okresem przechowywania.
Kontynuacja tych samych akt osobowych
Z pytania wynika, że „pierwszy” stosunek pracy ustał w 2021 r., a jego akta osobowe zostały zarchiwizowane. Obecnie zaś pracownik powraca do pracodawcy po przerwie i znów zostanie zatrudniony, choć na innym stanowisku. Jak już wspomniałam obowiązek kontynuacji teczki osobowej powstaje, gdy dokumentacja z obu stosunków pracy jest objęta tym samym, 10 letnim okresem przechowywania. Jeśli więc pierwszy stosunek pracy został nawiązany po 31.12.2018 r., to pracodawca ma obowiązek powrócić do starej teczki osobowej pracownika i ją kontynuować (art. 945 Kodeksu pracy). W takim przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej – wspólnej, z obu stosunków pracy – liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł. Jeśli jednak „stary” stosunek pracy został nawiązany przed 1.1.2019 r., a pracodawca nie złożył za pracownika raportu ZUS RIA, wówczas dokumentacja z tego stosunku pracy jest objęta 50 letnim okresem przechowywania i kontynuacja takiej teczki nie będzie prawidłowa. Gdyby pracodawca złożył jednak wspomniany raport do ZUS, wówczas kontynuacja „starej” teczki byłaby dopuszczalna.
