Pracodawca może ustalić stałą kwotę ryczałtu na miesiąc, niezależnie od urlopów i zwolnień. Takie rozwiązania funkcjonują w praktyce. Kwota powinna być proporcjonalna do wymiaru etatu.
W pracy zdalnej obowiązek pokrycia kosztów użytkowania sprzętu pracownika i/lub kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej (art. 6724 § 4 KP).
Wskazanie, że ryczałt powinien odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika oznacza, że:
- jeśli praca zdalna ma być świadczona w trybie hybrydowej, czyli przez część tygodnia czy miesiąca zdalnie, a przez resztę – w siedzibie, powinno to znaleźć odbicie w ryczałcie;
- wysokość ryczałtu powinna różnić się w zależności od zatrudnienia na cały etat lub na jego część – uwzględniając powyższe, należałaby wskazać, że ryczałt miesięczny za pracę zdalną oblicza się proporcjonalnie do wymiaru wykonywanej pracy zdalnej i wymiaru czasu pracy pracownika – warto też zapisać, że ryczałt nie przysługuje za miesiąc, w którym pracownik nie świadczył pracy zdalnej;
- należy zdecydować, jak postąpić, gdy pracownik nie przepracuje całego miesiąca – może przecież być chory, albo na urlopie, albo rozwiązać umowę o pracę w połowie miesiąca itp., można przyjąć, że np. w przypadku, gdy pracownik wykonywał pracę zdalną przez niepełny miesiąc, ryczałtu nie zmniejsza się, takie rozwiązania stosuje się w praktyce i do tej pory nie były kwestionowane, niemniej jednak zmniejszanie ryczałtu za okresy nieobecności jest rozwiązaniem, które odpowiada rzeczywistym kosztom pracownika;
- należy wskazać, w jaki sposób i kiedy jest wypłacany ryczałt, np. w terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę, łącznie z tym wynagrodzeniem i w sposób wybrany przez pracownika odnośnie wynagrodzenia;
- warto uwzględnić, że może dojść do zmiany liczby dni pracy zdalnej, przejścia na hybrydową zdalną i odwrotnie, proponuję więc wskazać, że następuje wówczas ustalenie nowej wysokości ryczałtu, z tym, że od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do zmiany.
Należałoby uzależnić wysokość ryczałtu od ilości dni pracy zdalnej. Natomiast w praktyce pracodawcy nie zmniejszają ryczałtu w sytuacji, gdy pracownik jest chory albo na urlopie. Jednakże mimo, że w praktyce często nie ma takiego zmniejszania, jestem zwolennikiem takiego rozwiązania, jako asekuracyjnego w sytuacji kontroli Urzędu Podatkowego (ryczałt jest zwolniony z podatku dochodowego). W ten sposób ryczałt bardziej odpowiada rzeczywistej sytuacji.
