Opis sytuacji: Posiadamy portal pracowniczy, na którym m.in. ewidencjonowany jest czas pracy (wejście, wyjście), przez który wypisuje się wnioski urlopowe, wnioski o delegacje, wnioski o pracę poza urzędem, jest też zakładka „wniosek o pracę zdalną”. Czy wypisanie wniosku o pracę zdalną na wskazanym powyżej portalu pracowniczym, gdzie jest określony czas (dni wykonywania pracy zdalnej) oraz w opisie miejsce wykonywania pracy zdalnej, który to wniosek jest akceptowany przez przełożonego (pracodawcę), można traktować jako uzgodnienie pracy zdalnej, który stanowi tak naprawdę aneks do umowy? Czy też uzgodnienie pracy zdalnej lepiej, aby było w formie papierowej, gdzie byłoby wskazane miejsce wykonywania pracy wraz z adnotacją, że czas wykonywania pracy zdalnej będzie każdorazowo uzgadniany poprzez wniosek o pracę zdalną na portalu pracowniczym akceptowanym przez przełożonego (pracodawcę)? Rodzaj pracy jest hybrydowy – różnorodny w zależności od potrzeby.
Wniosek powinien być albo w proponowanej wersji elektronicznej przez portal, albo w wersji papierowej, ale bez dodatkowego wniosku elektronicznego, czyli wymiar pracy zdalnej też powinien znaleźć się we wniosku papierowym.
Uzgodnienie może być dokonane na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 6719 § 2 KP). We wniosku należy wskazać, w związku z definicją pracy zdalnej z art. 6718 KP, miejsce wykonywania pracy zdalnej oraz czy pracownik wnioskuje o całkowitą czy częściową pracę zdalną. Jeżeli wniosek dotyczy częściowej pracy zdalnej, powinien zawierać wskazanie, jaki ma być wymiar pracy zdalnej np. 3/5 (czyli 3 dni w podstawowym systemie czasu pracy).
Jeżeli wniosek na portalu pracowniczym zawiera wszystkie te elementy, a następnie jest akceptowany przez pracodawcę, to można uznać, że doszło do uzgodnienia pracy zdalnej, a więc do zawarcia aneksu do umowy o pracę dotyczącego pracy zdalnej. Nie mogę jednak jednoznacznie ocenić wniosku w systemie, gdyż go nie widzę.
Forma pisemna jest bezpieczniejsza ze względów dowodowych, jeśli jednak pracodawca prowadzi dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej, to tworzenie papierowych wniosków nie ma sensu.
Natomiast każdorazowe uzgadnianie czasu wykonywania pracy zdalnej przez przełożonego budzi wątpliwości. Po pierwsze, nie wiadomo, co to znaczy „każdorazowe” – należy określić, przez jaki okres obowiązuje ustalenie (można je oczywiście za obopólną zgodą zmienić). Po drugie, wniosek i uzgodnienie powinny wskazywać, ile dni podwładny będzie pracował zdalnie. Dlatego wniosek papierowy bez podania wymiaru pracy zdalnej jest niekompletny, a proponowanie ilości dni pracy zdalnej w formie elektronicznej oznacza tak naprawdę podzielenie wniosku na dwie części.
