Taką datę wyznacza art. 11 ustawy z 10.1.2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357; dalej: ustawa zmieniająca). Celem tego przepisu jest zmuszenie podmiotów zajmujących się archiwizacją dokumentacji pracowniczej bez wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych (dalej: rejestr) do jego uzyskania. Granica czasowa ma natomiast ścisły związek z wejściem w życie od 1.1.2019 r. regulacji pozwalających pracodawcom prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej i skracających okres jej przechowywania.

Kto jest zobligowany

Do 31.12.2018 r. wpis mają uzyskać przedsiębiorcy wykonujący działalność gospodarczą w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców zlikwidowanych zakładów pracy, jeśli dotychczas nie figurują w rejestrze. Powinni postępować zgodnie z art. 51a i art. 51b-51t ustawy z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.; dalej: NarZasArchU). W tym celu mogą skorzystać ze strony internetowej biznes.gov.pl (wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych) albo bezpośrednio ze stron urzędów marszałkowskich, bo to marszałkowie województw prowadzą rejestry.

Kto korzysta z wyłączenia

Przepisy nie wskazują literalnie wyjątków. Uczyniła to Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych na stronie internetowej archiwa.gov.pl. W komunikacie z 28.11.2018 r. w zakresie obowiązku uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych stwierdza, że nie muszą zabiegać o ten wpis:

– pracodawcy przechowujący dokumentację obecnych i byłych pracowników, ponieważ jest to ich obowiązkiem na podstawie art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy (dalej: KP),

– pracodawcy przechowujący dokumentację obecnych i byłych pracowników zakładu pracy, którego są następcą prawnym albo pracowników przejętych w trybie art. 231 KP,

– szkoły wyższe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich pracowników,

– biura rachunkowe przechowujące dokumentację osobową i płacową swoich klientów w związku z wykonywaniem usług przygotowywania i prowadzenia tej dokumentacji.

Jakie są skutki niewykonania obowiązku

Przedsiębiorca, który nie uzyska wpisu do rejestru do 31.12.2018 r., mimo że powinien, będzie musiał zakończyć działalność i przekazać przechowywaną dokumentację uprawnionemu podmiotowi (art. 11 ust. 1 i art. 12 ustawy zmieniającej). Jeśli tego nie wykona grozi mu kara pieniężna w wysokości do 100 000 zł, nakładana przez marszałka województwa w efekcie przeprowadzonej kontroli (art. 51sa i art. 51sb NarZasArchU wchodzące w życie 1.1.2019 r.). Taka sama kara czeka przedsiębiorcę, który rozpocznie działalność po 1.1.2019 r. bez wpisu do rejestru.