Regulacje RachunkU warunkują obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych od formy prawnej jednostki. Z tego wynika, że w przypadku spółki z o.o. nie ma znaczenia pochodzenie udziałowca, ale istotnym jest prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki handlowej.
Składowe sprawozdania finansowego
Odnośnie składowych sprawozdania finansowego, jak również obowiązków badania sprawozdania finansowego, regulacje RachunkU nie wiążą tych obowiązków z krajem pochodzenia udziałowca (kapitału). Z pytania wynika, że spółka sporządza wszystkie składowe sprawozdania finansowego, tj. bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych, zestawienie zmian w kapitale własnym oraz informację dodatkową. Należy nadmienić, że możliwość sporządzania sprawozdania finansowego bez rachunku przepływów pieniężnych oraz bez zestawienia zmian w kapitale własnym również nie zależy od kraju pochodzenia kapitału, a jest warunkowana brakiem obowiązku corocznego badania sprawozdania finansowego określonym w art. 64 RachunkU.
Sprawozdanie z działalności jednostki
Warto przypomnieć, że niezależnie od ilości składowych sporządzanych w ramach sprawozdania finansowego, jak również niezależnie od obowiązku lub braku obowiązku corocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, kierownik jednostki sporządza, wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym, sprawozdanie z działalności jednostki (art. 49 ust. 1 RachunkU). Przygotowując treści sprawozdania z działalności warto skorzystać ze wskazówek zawartych w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 9 „Sprawozdanie z działalności”.
Podpisywanie sprawozdań
Kolejnym zagadnieniem związanym ze sporządzaniem sprawozdań finansowych jest ich podpisywanie, a następnie składanie do rejestru sądowego (art. 69 RachunkU). Z racji 100% udziałowca zagranicznego, jest możliwe (aczkolwiek nie zostało to wyartykułowane w pytaniu), że członkiem (członkami) zarządu będzie obcokrajowiec. Obowiązek podpisywania sprawozdania finansowego, składanego w formie elektronicznej, wymaga podpisów w formie: kwalifikowanego podpisu elektronicznego (tzw. e-podpisu) lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym (art. 45 ust. 1f RachunkU). Wszyscy członkowie zarządu muszą posiadać przynajmniej jeden z w/w rodzajów podpisów, co w przypadku obcokrajowców, może rodzić trudności wobec nieposiadania numeru PESEL przez obcokrajowca. W związku z tym zaleca się wcześniejsze uzyskanie podpisu w ramach Profilu Zaufanego (ePUAP), albo podpisu kwalifikowanego u dostawcy tej usługi.
Złożenie sprawozdania do KRS
Przygotowując się do złożenia sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego za pomocą Repozytorium Dokumentów Finansowych warto pamiętać o konieczności założenia konta w systemie eKRS z tym, że jest to możliwe tylko dla użytkowników posługujących się podpisem kwalifikowanym z identyfikatorem subskrybenta zawierającego dane PESEL. W przypadku nieposiadania numer PESEL, złożenie sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego jest możliwe za pomocą systemu S24, w formie odpłatnego wniosku Z30, co również wymaga wcześniejszego autoryzowania konta osoby uprawnionej do reprezentacji spółki.
Termin sporządzenia i złożenia sprawozdania
Termin na sporządzenie sprawozdania finansowego dla spółki z udziałowcem zagranicznym nie różni się od terminu dla innych spółek kapitałowych i wynosi 3 miesiące od dnia bilansowego. Identyczne uregulowania obowiązują w zakresie składania sprawozdania finansowego (i ewentualnie sprawozdania z badania przez biegłego rewidenta), sprawozdania zarządu z działalności wraz z uchwałą zgromadzenia wspólników zatwierdzającą sprawozdanie finansowe. Spółka ma na to 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego (art. 69 RachunkU).
Obowiązek złożenia sprawozdania w języku polskim
Z uwagi na fakt, że właścicielem spółki, której dotyczy pytanie, jest udziałowiec zagraniczny, warto zwrócić uwagę, że księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim oraz w walucie polskiej. Powyższe dotyczy również sprawozdań finansowych (art. 45 ust. 5 RachunkU), zatem językiem sprawozdania finansowego powinien być język polski a walutą, za pomocą której opisywana jest sytuacja majątkowa i finansowa, powinna być waluta obowiązująca w Polsce: polski złoty. Jeżeli udziałowiec wymaga sporządzenia sprawozdania finansowego w obcym języku i/lub w innej walucie niż PLN, to ta wersja sprawozdania finansowego nie stanowi dokumentu składanego do Krajowego Rejestru Sądowego za pośrednictwem repozytorium dokumentów finansowych.
Sprawozdanie spółek wchodzących w skład grupy kapitałowej
Fakt, że spółka zadająca pytanie, posiada 100% udziałowca zagranicznego, może sugerować, że spółka należy do grupy kapitałowej. Należy nadmienić, że jeżeli spółka matka narzuca określone wymagania w zakresie rachunkowości (np. zasady wyceny, metody ewidencji majątku i źródeł jego pochodzenia), które wynikają z potrzeb sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego, to stosowanie tych narzuconych rozwiązań powinno być opisane w polityce rachunkowości spółki córki, przy założeniu ich zgodności z podstawowymi regulacjami rachunkowości, na których spółka opiera prowadzenie ksiąg rachunkowych i sporządzanie sprawozdania finansowego (tj. ustawa o rachunkowości lub standardy międzynarodowe). W takim przypadku może być potrzeba zawarcia informacji o tym zakresie polityki rachunkowości we wprowadzeniu do sprawozdania finansowego. Możliwą jest również sytuacja przekształcenia danych na potrzeby konsolidacji i stosowania odmiennych zasad na potrzeby sprawozdania finansowego składanego do sądu rejestrowego w Polsce i odmiennych zasad na potrzeby sporządzenia sprawozdania skonsolidowanego przez spółkę-matkę.
