Start działalności socjalnej
Pracodawca, który nie prowadził dotychczas zakładowego funduszu socjalnego nie uruchomi go z dnia na dzień. Do rozpoczęcia jego działania niezbędne jest uprzednie ustanowienie regulaminu, w którym określone zostaną formy wsparcia socjalnego, beneficjenci funduszu, a przede wszystkim sposób zróżnicowania wysokości wsparcia w zależności od sytuacji socjalnej beneficjentów, zgodnie z zasadą, że osoby o lepszej sytuacji socjalnej otrzymują niższą pomoc, a osoby w gorszej sytuacji otrzymują wyższą pomoc socjalną. Ustalając treść regulaminu zfśs pracodawca powinien obowiązkowo współpracować z zakładową organizacją związkową, a jeśli taka nie działa na terenie zakładu, to z pracownikiem wybranym przez załogę do jej reprezentowania. Należy więc przewidzieć odpowiedni czas na wybór reprezentanta załogi oraz negocjacje treści regulaminu, która zwykle wzbudza w załodze dyskusje i wątpliwości.
Święta jako okoliczność uzasadniająca przyznanie świadczeń socjalnych
Fundusz socjalny został ustanowiony w celu wyrównywania nierówności socjalnych między osobami objętymi jego działalnością, czego wyrazem jest podstawowa zasada różnicowania wysokości świadczeń przyznawanych z jego środków. Dlatego nie należy kształtować świadczenia z zfśs jako okolicznościowego (np. z tytułu świąt Bożego Narodzenia), ale uzasadniać jego przyznanie socjalną potrzebą występującą w określonym okresie roku kalendarzowego (np. zwiększone wydatki w okresie świątecznym wpływające na sytuację socjalną rodzin pracowników).
Paczki świąteczne jako jedyna forma działalności socjalnej
Przepisy ustawy o zfśs nie określają świadczeń, jakie pracodawca powinien realizować względem beneficjentów funduszu, a jedynie definiują ich charakter, tj. kulturowo-oświatowy lub sportowo-rekreacyjny. Świadczenia możliwe do otrzymania w danym zakładzie powinny zostać skonkretyzowane w regulaminie zfśs. Zwykle jest to kilka różnych świadczeń, często związanych z urlopem wypoczynkowym, tym niemniej nie ma przeszkód aby u danego pracodawcy realizowano tylko jedno świadczenie, np. paczkę na święta.
Przyznawanie świadczeń w równej wysokości
Najważniejszą zasadą prowadzenia zakładowego funduszu socjalnego jest różnicowanie wartości świadczeń przyznawanych beneficjentom w zależności od uprzednio zbadanej sytuacji socjalnej. Wyklucza to możliwość przyznania wszystkim pracownikom paczek świątecznych o tej samej wartości, co może być niezrozumiałe np. dla dzieci pracowników. Bez różnicowania świadczeń należałoby uznać, że świadczenia są realizowane z funduszu operacyjnego pracodawcy.
Wyjątkiem w zakresie korzystania ze świadczeń socjalnych w równej wysokości są imprezy dla załogi organizowane na zasadzie tzw. powszechnej dostępności. Zgodnie z przeważającym orzecznictwem sądowym nie ma potrzeby różnicowania dostępu pracowników do zakładowej imprezy, tym niemniej warto zadbać o to by spotkanie takie miało charakter zgodny z celem prowadzenia działalności socjalnej w zakładzie.
Uzależnienie przyznania świadczenia od stażu pracy
Przyznawanie świadczeń z funduszu socjalnego nie może zostać uzależnione od zasług pracownika dla zakładu, czy od przepracowania minimalnego okresu, np. 6 miesięcy. Byłoby to niezgodne z celem tworzenia funduszu socjalnego, którym jest wspomaganie osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji socjalnej. Przepisy ustawy nie przewidują bowiem związku między przyznaniem lub wysokością świadczenia zfśs a wysokością odpisu na fundusz dokonanego na danego pracownika. Możliwe jest natomiast, że świadczenia nie otrzymają wszyscy pracownicy, a mianowicie dopuszczalne jest wykluczenie z możliwości otrzymania określonego świadczenia (np. zapomogi świątecznej) pracowników znajdujący się w najlepszej sytuacji socjalnej.
Realizowanie innych świadczeń niż przewidziane w regulaminie
Z funduszu socjalnego nie mogą być realizowane świadczenia, których nie przewidziano w regulaminie danego funduszu. Takie działanie naruszałoby przepisy ustawy o zfśs, a co więcej poniesione koszty nie mogłyby zostać objęte korzyściami podatkowo-składkowymi, właściwymi dla świadczeń socjalnych z zfśs. Dotyczy to na przykład wigilijnych spotkań integracyjnych, które nie mogą być organizowane jako spotkania okolicznościowe. Ich dopuszczalność zależy od tego czy posiadają charakter kulturowo-oświatowy lub sportowo-rekreacyjny, co oznacza, że powinny zawierać w programie np. występy artystyczne.
Świąteczna pomoc w formie pieniędzy lub bonów
Ustawa o zfśs dopuszcza możliwość ustalania świadczeń w postaci pieniężnej (zapomoga) lub różnego rodzaju bonów. Jeśli więc regulamin zfśs przewiduje realizowanie takich świadczeń, to możliwe jest przyznanie bonów osobom uprawnionym. Warto jednak zwrócić uwagę, że bony nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, przez co ich wartość będzie podlegała opodatkowaniu.
Konsekwencje związane z wydatkowaniem środków zfśs niezgodnie z ustawą
Przyznawanie świadczeń z zfśs niezgodnie z ustawą o zfśs lub regulaminem zfśs może stanowić wykroczenie zagrożone karą grzywny. Sankcja taka może zostać nałożona przez inspektora pracy.
Organizacje zawodowe działające na terenie zakładu mają kompetencję do zgłaszania żądania wobec pracodawcy w zakresie zwrotu nieprawidłowo wydanych środków funduszu na rachunek zfśs.
