Celem proponowanych rozwiązań jest zmniejszenie biurokracji i odciążenie pracodawców w zakresie zadań związanych z rozliczaniem składek na ubezpieczenia społeczne w ZUS. Według nowych zasad to ZUS przejmie od płatników zadania a przede wszystkim odpowiedzialność związaną z ustalaniem obowiązku podlegania ubezpieczeniom społecznym a także to od jakiej podstawy należy obliczać wymiar składek. W związku z tym, że to ZUS przejmie rolę organu odpowiedzialnego za wyliczenia wysokości składek na ubezpieczenia społeczne, płatnicy będą mogli się w większym stopniu skupić na prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej zamiast rozliczeniami składek.

Dzięki tym zmianom zostanie zwiększona jakość danych gromadzonych na kontach płatników składek i kontach ubezpieczonych, a w konsekwencji przyspieszenie procesu przyznania świadczeń krótkoterminowych i długoterminowych, co powinno pomóc zwiększyć zaufanie do całego systemu.

Największą korzyścią z proponowanych zmian będzie zmniejszenie liczby postępowań wyjaśniających prowadzonych przez ZUS z płatnikami składek, płatnik będzie miał pewność że rozliczenia z ZUS są prowadzone w sposób prawidłowy i nie będzie się martwił, że pojawi się sytuacja, w której okażę się, że składki zostały naliczone w sposób nieprawidłowy. Finalnie, pracodawcy będą mogli się skupić na prowadzeniu swojej działalności.

Główne zmiany zaproponowane przez ZUS

Największą zmianą dla płatników będzie utworzenie JPU czyli Jednolitego Pliku Ubezpieczeniowego, podobnego do JPK-VAT. JPU ma być zestawieniem danych i informacji dotyczących płatnika i ubezpieczonego, przekazywanych przez płatnika składek na profilu informacyjnym, które będą służyć realizacji zadań przez ZUS związanych ze zgłaszaniem do ubezpieczeń, ustalaniem podstawy wymiaru składek, obliczaniem i rozliczaniem składek oraz ustalaniem prawa do świadczeń, ich wysokości i podstawy wymiaru.

W dalszej kolejności ZUS proponuje kilka zmian mających na celu uporządkowanie systemu a także wyeliminowanie wątpliwości w praktycznym postępowaniu:

  • Zmiany terminów na przekazywanie poszczególnych danych – np. służących do dokonania rozliczenia składek (do 5 następnego miesiąca).
  • Zmiana terminów płatności – do 10 dnia następnego miesiąca płatnik opłacający składki wyłącznie za siebie, do 20 dnia następnego miesiąca pozostali płatnicy.
  • Informacja roczna dla ubezpieczonego – ZUS do 28 lutego zamieszcza na PUE zestawienie roczne dotyczące danych zaewidencjonowanych na koncie w poprzednim roku. Dzięki temu płatnik będzie mógł zweryfikować, że wszystko się zgadza.
  • Zmiany zasad podlegania dobrowolnym ubezpieczeniom – objęcie dobrowolnym ubezpieczeniem zawsze na wyraźne oświadczenie woli ubezpieczonego, w trakcie trwania ubezpieczenia jest one obowiązkowe.
  • Płatnik składek ustala zaliczkowo składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne w celu ustalenia wynagrodzenia do wypłaty.
  • Zmiana zasad ustalania podstawy wymiaru składek dla zleceniobiorców – zawsze przychód.
  • Odejście od deklarowania podstawy wymiaru osób podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym dobrowolnie. Podstawa wymiaru – minimalne wynagrodzenie.
  • Podstawa wymiaru składek jest pomniejszana na podstawie informacji o niezdolności do pracy lub niemożności wykonywania pracy – stosuje się nie dłużej niż przewidują przepisy dające prawo do tych świadczeń.
  • ZUS ustala roczną podstawę wymiaru składek i podstawę dopełniającą w miesiącu przekroczenia – jeżeli jeden z płatników przekazał błędne dane w JPU co skutkowało ustaleniem niewłaściwej granicy podstawy wymiaru dla inne płatnika to płatnicy dopłacają różnicę składek a całość odsetek dopłaca płatnik, który przekazał błędne dane. W przypadku błędnej informacji przekazanej przez ZUS nie są należne odsetki za zwłokę.
  • Ustalenie zasad sporządzania rozliczenia z urzędu w przypadku nie przekazania danych w JPU przez płatnika składek.

Zmiany zaproponowane przez ZUS zakładają możliwość zgłaszania przez płatnika i ubezpieczonego reklamacji:

  • Płatnik składek i ubezpieczony może złożyć reklamację (od dokonanych ustaleń w zakresie zgłoszenia, wyrejestrowania, podstawy wymiaru składek, należnych składkach i innych danych ustalonych przez ZUS) wraz z uzasadnieniem. Zmiana na kontach płatnika/ubezpieczonego jest uwzględniana dopiero po zweryfikowaniu jej zasadności. ZUS uwzględnia reklamacje i zmienia dane na koncie albo wydaje decyzje o odmowie uwzględnienia zmian. W terminie 7 dni od przekazania JPU płatnik może złożyć jego korektę, po tym terminie tryb reklamacyjny.
  • Zmiana danych na koncie płatnika i ubezpieczonego może nastąpić jedynie w ciągu 5 lat od 1 stycznia roku następującego po roku w którym upłynęło 5 lat od terminu dokonania zawiadomienia przez ZUS. Po tym terminie dane zaewidencjonowane na koncie płatnika i ubezpieczonego uważa się za ostateczne, nie można żądać ich zmiany a ZUS nie może ich korygować. Zmiana danych zewidencjonowanych na kontach może nastąpić wyłącznie na podstawie prawomocnego wyroku sądu. Termin może zostać wydłużony o czas prowadzenia kontroli, postępowania reklamacyjnego lub postępowania wyjaśniającego – również dostosowanie terminów przedawnienia.
  • Obsługa kontroli u płatników składek – w sytuacji braku kwestionowania ustaleń z kontroli płatnik zobowiązany jest przekazać aktualizację danych w JPU zgodnych z ustaleniami. ZUS ewidencjonuje dane na podstawie przekazanego JPU lub wydanej decyzji w sprawach spornych. Dostosowanie zakresu kontroli do planowanych zmian – weryfikacja poprawności danych ujętych w JPU.

Omawiane zmiany są obecnie propozycją ZUS, ale biorąc pod uwagę ich zaawansowany i szczegółowy charakter należy się spodziewać, że w najbliższym czasie zostaną podjęte działania mające na celu wprowadzenie ich do porządku prawego.