Nowe rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej zastąpi rozporządzenie MPiPS z 28.5.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 2017 r. poz. 894). Rozporządzenie to będzie określało nie tylko kwestie dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale i szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi, doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji i sposobu jej odbioru oraz wydawania kopii dokumentacji.

Akta osobowe

Zgodnie z najnowsza wersja projektu nowego rozporządzenia akta osobowe – prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – będą się składać z 4 części:

1) A – obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie , a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia dotyczace wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (tych ostatnich – z badań w poprzednim zatrudnieniu),

2) B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika (ta część akt osobowych została znacznie rozbudowana, ale nadal katalog oświadczeń/dokumentów gromadzonych w tej części akt osobowych nie będzie katalogiem zamkniętym),

3) C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (także katalog oświadczeń/dokumentów zawarty w tej części nie będzie katalogiem zamkniętym),

4) D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika, będą musiały być przechowywane w porządku chronologicznym oraz numerowane, a każda z części akt osobowych będzie musiała zawierać wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów. Oświadczenia/dokumenty zawarte w częściach A – C będzie można przechowywać w częściach, powiązanych ze sobą tematycznie (A1, B1, C1 i kolejne).

Pracodawca będzie mógł przechowywać w aktach osobowych (prowadzonych w postaci papierowej) odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem .

Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy

Oprócz akt osobowych pracodawca będzie musiał prowadzić – oddzielnie dla każdego pracownika – także inną dokumentację pracowniczą. Zgodnie z projektowanym rozporządzeniem ma ona obejmować:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy (tj. ewidencję czasu pracy z określonym w rozporządzeniu obszernym katalogiem informacji w niej zawartych, a także określone w rozporządzeniu wnioski oraz zgody pracownika i inne dokumenty),

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidulanej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Warunki przechowywania dokumentacji

Nowe rozporządzenie nałoży na pracodawców obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych – w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych (§ 8 rozporządzenia).

Ponadto szczegółowo określone zostaną w rozporządzeniu szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej, a także przenoszenia dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi – w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych zgromadzonych w takiej dokumentacji.

Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji

Nowe rozporządzenie będzie także zawierało regulacje dotyczące sposobu doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji.

Pracodawca będzie, zgodnie z rozporządzeniem, musiał dokonać doręczenia osobiście lub za pośrednictwem: operatora pocztowego (w rozumieniu ustawy – Prawo pocztowe), osoby upoważnionej przez pracodawcę albo środków komunikacji elektronicznej (pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia). W razie niemożności bezpośredniego doręczenia przez operatora, pozostawi on wiadomość o możliwości odbioru informacji/zawiadomienia od pracodawcy w terminie 7 dni, a w przypadku nieodebrania w tym terminie – w ciągu 14 dni od pierwszego zawiadomienia. Doręczenie będzie uważane za dokonane z upływem tego ostatniego 14 dnia.

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

W rozporządzeniu określony będzie także sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi albo osobie uprawnionej do renty rodzinnej – zależnie od tego, czy jest ona prowadzona w postaci papierowej czy elektronicznej. Termin na wydanie kopii dokumentacji będzie wynosił maksymalnie 30 dni od dnia otrzymania przez pracodawcę wniosku w tej sprawie.

Przepisy przejściowe

Z przepisów przejściowych projektowanego rozporządzenia wynika, że:

1) do dokumentacji pracowniczej pracowników zatrudnionych od 1.1.2019 r. będą stosowane tylko przepisy nowego rozporządzenia;

2) do dokumentacji pracowników pozostających w zatrudnieniu w dniu 1.1.2019 r. i zgromadzonej do tego dnia, będą stosowane przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących sposobu prowadzenia akt osobowych (podział na części A – D i zawartość tych części, możliwość stosowania podczęści, kwestia odpisów i kopii poświadczonych za zgodność z przedłożonym dokumentem) – w tym zakresie nadal będą stosowane przepisy dotychczasowego rozporządzenia, obowiązujące do końca 2018 r., jednak do dokumentacji gromadzonej od 1.1.2019 r. trzeba będzie stosować już przepisy nowego rozporządzenia. Także do zakresu kart ewidencji czasu pracy tych pracowników, prowadzonych w dniu 1.1.2019 r., będzie się stosować dotychczasowe przepisy;

3) pracodawcy będą mogli (nie musieli) dostosować dokumentację pracowników, pozostających w zatrudnieniu na dzień 1.1.2019 r., zgromadzoną wcześniej w pełni do nowych przepisów, tj. także w zakresie podziału na części A – D i zawartości tych części oraz na podczęści;

4) do dokumentacji pracowników, których zatrudnienie ustało przed 1.1.2019 r. trzeba będzie stosować przepisy nowego rozporządzenia, z wyjątkiem przepisów dotyczących sposobu prowadzenia akt osobowych (podział na części A – D i zawartość tych części, możliwość stosowania podczęści, kwestia odpisów i kopii poświadczonych za zgodność z przedłożonym dokumentem) – w tym zakresie nadal będą stosowane przepisy dotychczasowego rozporządzenia, obowiązujące do końca 2018 r. Jednak pracodawcy będą musieli dostosować warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji do warunków określonych w § 8 nowego rozporządzenia (kwestia zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających papierową dokumentację przed zniszczeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych) w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia, czyli maksymalnie do końca 2019 r.