Z jednej strony odliczane są koszty na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego przez pracownika, ważnego aż do odwołania przez pracownika, a z drugiej, jeśli stosowane są koszty w zawyżonej wysokości, to obniżają w ten sposób wysokość należnego zobowiązania podatkowego. Wydaje się jednak, że jeśli w czasie epidemii pracownik na polecenie pracodawcy zostaje w domu by stamtąd pracować, nadal zachowuje prawo do kosztów zamiejscowych. Stan faktyczny podany w oświadczeniu się nie zmienił.
Podstawą opodatkowania u pracownika jest dochód rozumiany jako przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania oraz o potrącone przez płatnika składki na ubezpieczenia społeczne. Koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą miesięcznie 250 lub 300 zł.
Ta wyższa, zryczałtowana norma przysługuje w przypadku, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, i podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.
Zakład pracy stosuje koszty zamiejscowe, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu powyższego warunku, przy czym jedno oświadczenie wystarczy. Nie trzeba go składać co roku. Z kolei pracodawca zaprzestaje odliczania kosztów podwyższonych, jeżeli podatnik powiadomił go o zmianach stanu faktycznego wynikającego z oświadczenia (przeprowadzka do miejscowości wykonywania pracy).
O możliwości zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu decyduje spełnienie równocześnie niżej wymienionych warunków:
- miejsce zamieszkania pracownika, bez względu na to czy ma charakter stały czy czasowy znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy,
- pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę,
- pracodawca nie dokonuje zwrotu kosztów dojazdu do pracy,
- pracownik złoży stosowne oświadczenie
Wyższe koszty przysługują niezależnie od odległości dzielącej obie miejscowości. Poza tym, koszty korzystniejsze stosuje się niezależnie od tego przez jaką część miesiąca pracownik spełniał warunki co do miejsca zamieszkania i położenia zakładu pracy.
Istotne jest też wyjaśnienie, że miejscowość, w której znajduje się zakład pracy to ta, w której w rzeczywistości świadczona jest praca (nie musi to być więc siedziba pracodawcy). Z kolei miejsce zamieszkania wiąże się z faktycznym, fizycznym przebywaniem, a nie np. zameldowaniem.
Faktyczne przejazdy
Z jednej strony, z przepisów podatkowych nie wynika wprost, że pracownik ma faktycznie dojeżdżać do pracy, jednak z drugiej wydaje się to oczywiste. Chodzi o uwzględnienie wyższych wydatków jakie pracownik ponosi w związku z przemieszczaniem się między jedną a drugą miejscowością. Prawo do podwyższonych kosztów jest związane ze stałym lub czasowym zamieszkiwaniem w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy (wyrok NSA z 3.03.2016 r., sygn. akt II FSK 30/14).
Podobnie uważa fiskus. Jeśli np. przy telepracy adres zamieszkania jest jednocześnie miejscem wykonywania pracy pracownika brak jest podstaw prawnych do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Pracownik taki faktycznie pracuje i mieszka w tej samej miejscowości. Istotne jest miejsce położenia zakładu pracy, w którym podatnik faktycznie świadczy pracę, a nie miejsce położenia siedziby przedsiębiorstwa. Podwyższone koszty uzyskania przychodu mają zastosowanie, jeżeli pracownik faktycznie dojeżdża do miejsca wykonywania pracy i nie uzyskuje dodatku za rozłąkę oraz złożył oświadczenie, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład (interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 6.11.2009 r. ILPB1/415-881/09-4/AMN2009).
Nie ma problemu, gdy pracownik w miesiącu łączy pracę na odległość z pracą w firmie i przyjeżdża tam choćby raz. Ale są przecież miesiące, kiedy pracownik wykonuje swoje czynności tylko w formie „home office”.
Ministerstwo Finansów: można odliczać
Na razie brakuje interpretacji Krajowej Informacji Skarbowej w tej sprawie. Jednak MF w odpowiedzi na pytanie DGP stwierdziło, że „w sytuacji, gdy w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, to niezależnie od faktycznego miejsca wykonywania pracy na polecenie pracodawcy, pracownikowi – tak jak dotychczas – przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodów (…)”.
MF dodało, że skoro pracownik nie zgłosił zmiany stanu faktycznego wynikającego ze złożonego wcześniej oświadczenia, to pracodawca nadal potrąca koszty w podwyższonej normie.
