Jeżeli ujęcie gruntów i praw użytkowania wieczystego w ewidencji potwierdzają inne rzetelne dowody księgowe, wówczas nie ma obowiązku odtwarzania dowodów OT wyłącznie na potrzeby JPK ST KR. Dla składników wprowadzonych przed 1.1.2025 r. możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia z uzupełniania wskazanych danych historycznych, a dla późniejszych wpisów – wskazanie numeru dokumentu stanowiącego podstawę ich ujęcia. Ewentualne dokumenty porządkujące ewidencję należy sporządzić z bieżącą datą. Osoby obecnie upoważnione mogą je podpisać, potwierdzając weryfikację dokumentacji, a nie udział w historycznym przyjęciu składników.
Z art. 20 ust. 2 i art. 21–22 ustawy o rachunkowości wynika obowiązek dokumentowania zapisów księgowych rzetelnymi dowodami. Co istotne – regulacje te nie nakładają na jednostki obowiązku stosowania formularza o nazwie „OT”.
Pole „E 5” JPK ST KR, o którym mowa w art. 9 ust. 1c ustawy o CIT, faktycznie wymaga wskazania określenia numeru dokumentu (OT), na podstawie którego wprowadzono środek trwały lub WNiP do ewidencji. Należy natomiast zauważyć, że Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że gdy dokumentu OT nie sporządzono, w polu „E 5” JPK ST KR można wskazać numer dokumentu (innego aniżeli OT), na podstawie którego składnik wprowadzono do ewidencji (https://www.podatki.gov.pl/podatki-firmowe/jednolity-plik-kontrolny/jpk pd/pytania-i-odpowiedzi-jpk pd).
Z § 4 rozporządzenia w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych wynika, że można nie uzupełniać wskazanych w nim dodatkowych danych historycznych (w tym m.in. w zakresie numeru dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z ewidencji środek trwały lub wartość niematerialną i prawną) dla składników, które wprowadzone zostały do ewidencji przed 1.1.2025 r.
Uwzględniając powyższe, jeżeli przyjęcie poszczególnych składników do ewidencji zostało udokumentowane innymi dowodami księgowymi, to nie ma potrzeby sporządzania zaległych dowodów OT wyłącznie na potrzeby JPK ST KR. W odniesieniu do składników wprowadzonych do ewidencji od 1.1.2025 r., w polu „E 5” można wskazać numer dokumentu stanowiącego podstawę wpisu, natomiast dla składników wprowadzonych wcześniej zastosowanie znajduje wskazane wyżej zwolnienie z uzupełniania danych historycznych.
Uwzględniając powyższe, podatnik powinien przede wszystkim uzgodnić prowadzoną ewidencję z dokumentacją źródłową, przyporządkowując poszczególnym gruntom i prawom użytkowania wieczystego dokumenty nabycia oraz wartości wykazane w księgach. Jeżeli podatnik zdecyduje się sporządzić dokumenty porządkujące dotychczasową ewidencję, powinny one mieć rzeczywistą datę sporządzenia i wskazywać historyczne dane wynikające z dokumentacji źródłowej. Mogą zostać podpisane przez osoby obecnie upoważnione, przy czym podpis powinien potwierdzać bieżącą weryfikację dokumentacji, a nie udział tych osób w dawnym przyjęciu składników do używania.
