Koszty reprezentacji nie mogą być kosztem podatkowym także wówczas, gdy dotyczą pracowników.
Niewątpliwie koszty spotkań integracyjnych pracowników mogą stanowić dla pracodawcy koszty podatkowe, bowiem są one ponoszone w jego interesie – czy to w celu uzyskania, czy choćby zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Nie ma powodu aby uważać, że koszty integracji kontrahentów (osób współpracujących) ponoszone są w innym celu, niż wskazany w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT. Organy podatkowe wskazują jednak, że w tym ostatnim przypadku są to koszty o charakterze reprezentacyjnym, które wyłączone są z kosztów uzyskania przychodów (art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT). Organy podatkowe nie zgadzają się na zaliczenie kosztów przypisanych do osób współpracujących do kosztów podatkowych (por. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 21.3.2024 r., 0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP).
Problematycznym są zatem jedynie koszty wspólne, stałe, których nie można podzielić na grupę pracowników i grupę współpracowników. Najlepszym rozwiązaniem jest umówienie się z organizatorami imprezy w taki sposób, aby odpowiedni podział kosztów wynikał z dokumentów (umów lub faktur). Skoro zarówno koszty pracownicze, jak i koszty dotyczące podwykonawców są kosztami podatkowymi, ale jednocześnie są one kosztami reprezentacji, to w całości takie niepodzielne wspólne koszty ogólne nie będą mogły stanowić kosztów podatkowych. Przepis art. 15 ust. 1 ustawy o CIT dotyczy kosztów „z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1”. Wystarczy więc, aby koszt miał charakter choćby częściowo reprezentacyjny, żeby nie mógł być kosztem podatkowym.
