Brak wykonywania okresowych przeglądów technicznych kas rejestrujących, które od lat nie są używane, w sytuacji, w której sprzedaż jest w sposób właściwy ewidencjonowana przy użyciu kas z ważnym przeglądem, nie rodzi po stronie podatnika odpowiedzialności karnej skarbowej. Składanie czynnego żalu nie ma więc w tej sytuacji uzasadnienia. Zaniechanie to może natomiast skutkować sankcją administracyjną w wysokości 300 zł. W odniesieniu do kas fizycznie posiadanych, podatnik powinien obecnie dokonać formalnego zakończenia ich używania i wyrejestrowania z ewidencji kas, natomiast w przypadku kas zagubionych zasadne jest złożenie wniosku o ich wyrejestrowanie wraz ze stosownym wyjaśnieniem.
Zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 4 ustawy o VAT podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani poddawać kasy obowiązkowym przeglądom technicznym w terminach określonych w przepisach wykonawczych. W myśl § 55 ust. 1 KasyR obowiązkowego przeglądu technicznego kasy dokonuje się nie rzadziej niż co dwa lata. Brak wykonywania przeglądów stanowi naruszenie obowiązków formalnych, które związane są z używaniem kas rejestrujących.
W myśl art. 111 ust. 6ka ustawy o VAT jeżeli podatnik nie podda kasy rejestrującej w terminach, które określone zostały w przepisach wydanych na podstawie art. 111 ust. 7a pkt 4 ustawy o VAT, obowiązkowemu przeglądowi technicznemu przez właściwy podmiot prowadzący serwis, naczelnik urzędu skarbowego nakłada na podatnika, w drodze decyzji, karę pieniężną w wysokości 300 zł. Należy zauważyć, że za niedopełnienie obowiązku przeglądu kasy rejestrującej nie przewidziano odpowiedzialności karnej skarbowej. Za to zaniechanie grozi jedynie wyrażona w powołanej regulacji sankcja administracyjna. W kontekście przepisów kodeksu karnego skarbowego brak przeglądu może być traktowany jako wadliwe prowadzenie księgi. Z danych przedstawionych w pytaniu należy wnioskować, że podatnik skądinąd prowadzi ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących z ważnym przeglądem, natomiast analizowane zagadnienie dotyczy wyłącznie kas nieużywanych. Stąd też odpowiedzialność karna skarbowa nie wchodzi w tej sytuacji w grę, więc składanie czynnego żalu nie jest uzasadnione.
Zgodnie z § 35 KasyR w przypadku zakończenia używania kasy z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii z powodu zakończenia działalności gospodarczej lub zakończenia pracy tej kasy w trybie fiskalnym, podatnik zobowiązany jest do dokonania określonych czynności technicznych i formalnych, obejmujących w szczególności wykonanie raportów fiskalnych, dokonanie – przy udziale uprawnionego serwisanta – odczytu zawartości pamięci fiskalnej oraz sporządzenie protokołu z tej czynności. Następnie podatnik zobowiązany jest do złożenia tego protokołu wraz z raportem fiskalnym rozliczeniowym oraz wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. W taki sposób podatnik powinien postąpić z kasami, które na przestrzeni lat 2015–2016 przestały być użytkowane.
Obowiązujące przepisy nie regulują wprost sposobu postępowania z kasami zagubionymi. W takiej sytuacji zasadne jest złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego wniosku o wyrejestrowanie kasy z ewidencji kas, wraz z wyjaśnieniem opisującym okoliczności zagubienia kasy oraz brak możliwości przeprowadzenia odczytu pamięci kasy fiskalnej.
