Treść oświadczenia kandydata i pracownika o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych

Co do zasady zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika i kandydata do pracy jest wymagana, wówczas gdy pracodawca przetwarza dane, do których nie został umocowany na podstawie przepisów. Przetwarzanie danych kandydata do pracy w szerszym zakresie niż mógłby tego wymagać pracodawca, wymaga jego zgody. Potencjalny pracodawca może wówczas je przetwarzać, ale wyłącznie w zakresie, na który kandydat wyraził zgodę. Nie jest więc możliwe podanie uniwersalnego wzoru takiej zgody. Zgoda pracownika byłaby konieczna, gdyby pracodawca miał zamiar wykorzystywać dane osobowe pracownika w celach innych niż związane z zatrudnieniem.

Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących (art. 221 § 1 KP):

  • imię (imiona) i nazwisko,
  • imiona rodziców,
  • datę urodzenia,
  • miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
  • wykształcenie,
  • przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika jest jednak szerszy. Zgodnie z art. 221 § 2 KP może on wymagać również innych danych osobowych pracownika poza wyżej wymienionymi, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, oraz numeru PESEL pracownika. Pracodawca jest ponadto uprawniony do uzyskania od pracownika innych danych osobowych niż wyżej określone, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów (art. 221 § 4 KP).

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo jednak żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w § 1 i § 2 KP (art. 221 § 3 KP).

Ważne
Złożenie takiego oświadczenia przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika nie może być utożsamiane z oświadczeniem o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych tych osób, o którym mowa w art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29.8.1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1182 ze zm). Zgoda ta jest zbędna, ponieważ przetwarzanie danych przez pracodawcę w opisanym powyżej zakresie odbywa się na podstawie szczególnego przepisu prawa, a więc przy spełnieniu przesłanki określonej w art. 23 ust. 1 pkt 2 ustawy o ochronie danych osobowych (www.giodo.gov.pl).

Dane uzyskiwane od kandydata w toku rekrutacji

Na wstępie należy zaznaczyć, że w toku prowadzonej rekrutacji potencjalny pracodawca nie może żądać od kandydata danych osobowych, dla których pozyskania nie posiada podstawy prawnej oraz danych nieadekwatnych, nadmiernych lub będących bez związku z celem przetwarzania, jakim jest podjęcie decyzji o zatrudnieniu pracownika (np. informacji o stanie cywilnym kandydata, posiadanym lub planowanym potomstwie, orientacji seksualnej, poprzednich zarobkach, przekonaniach, poglądach politycznych).

Zdarza się, że kandydaci, przekazując dokumenty aplikacyjne (CV, listy motywacyjne), przekazują szerszy zakres danych niż mógłby tego wymagać pracodawca. Zgoda kandydata jest wówczas jedną z podstaw prawnych uprawniających administratora danych do przetwarzania informacji o osobie, która taką zgodę wyraziła. Warto zadbać o jej pisemną formę. Taka zgoda powinna zawierać w swej treści odpowiedzi na następujące pytania:

  1. jakich danych dotyczy,
  2. kto jest uprawniony do przetwarzania tych danych,
  3. w jakich celach jest udzielona, czy np. do włączenia do bazy kandydatów, czy do przetwarzania ich w procesach rekrutacji na podobne stanowiska w przyszłości.

Ważne
Zgoda na przetwarzanie danych może być ograniczona w czasie.

Jeżeli kandydat sam z własnej woli udostępni dodatkowe informacje na swój temat, to wyrażona przez niego zgoda na wykorzystanie będzie elementem legalizującym przetwarzanie tych danych na potrzeby naboru przez pracodawcę w zakresie, w jakim kandydat tę zgodę wyraził. Trudno jest więc mówić o jednym uniwersalnym wzorze zgody.

Dane pozyskiwane od pracownika

W ocenie GIODO do celów związanych z zatrudnieniem pracodawca nie musi, a wręcz nie powinien, pozyskiwać od pracownika zgody na przetwarzanie jego danych osobowych, gdyż przepisy prawa, na podstawie których działa, są wystarczające do przetwarzania tych danych. Zwrócenie się do pracowników o zgodę (na przetwarzanie) może wprowadzać w błąd, gdyż stwarza poczucie, że mają oni wybór co do możliwości przetwarzania ich danych przez pracodawcę.

Ważne
Zgoda pracownika byłaby jednak konieczna, gdyby pracodawca miał zamiar wykorzystywać dane osobowe pracownika w celach innych niż związane z zatrudnieniem.

Zdaniem GIODO, aby zgoda osoby mogła być uznana za podstawę prawną przetwarzania danych, musi być wyrażona w sposób dobrowolny. Jednak w relacji między pracodawcą a pracownikiem trudno jest mówić o dobrowolności, gdyż pracodawcę z pracownikiem łączy stosunek nadrzędności, co może sprzyjać wymuszaniu zgody. Z tego m.in. powodu GIODO uważa, że pracodawcy na potrzeby stosunku pracy nie mogą przetwarzać dodatkowych danych, np. w celu rozliczenia czasu pracy nie mogą oni przetwarzać danych biometrycznych pracowników. Na potrzeby związane z zatrudnieniem mogą oni pozyskać jedynie dane wskazane w art. 221 KP (www.giodo.gov.pl).




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych