Resort rodziny chce, aby pracodawcy mogli prowadzić elektroniczną dokumentację pracowniczą

W myśl obecnych przepisów, akta osobowe pracownika i pozostała dokumentacja prowadzona przez pracodawców w sprawach związanych ze stosunkiem pracy jest przechowywana przez 50 lat. Okres ten jest liczony od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy. Kwestie te reguluje ustawa z 14.7.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1446 ze zm. - dalej: NarZasArchU) oraz ustawą z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2016 r. poz. 887 - dalej: EmRentyFUSU).

Według obecnie obowiązujących przepisów pracodawcy mogą przechowywać dokumentację pracowniczą byłych pracowników we własnym zakresie lub mogą przekazać ją na przechowanie profesjonalnym firmom, które się tym zajmują.

Ustawa z 26.6.1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm. - dalej: KP) nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pracodawca, który nie dopełnia wskazanych wyżej ponosi odpowiedzialność za wykroczenia przeciwko prawom pracownika i podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, co wynika z art. 281 pkt 7 KP.

1. W innych krajach dokumentacje przechowuje się krócej

W innych krajach czas przechowywania dokumentacji jest znacznie krótszy. I tak np. w Wielkiej Brytanii dokumenty kadrowo-płacowe przechowuje się 6 lat, w Niemczech odpowiednio 10 i 6 lat, ale zalecenie jest przechowywania dokumentów przez 10 lat, w Finlandii 10 lat, w Danii 5 lat, w Czechach od 3 do 30 lat, zależnie od rodzaju dokumentów: osobowe i dla celów emerytalnych 3-10 lat, listy płac 30 lat, w Holandii - brak jest obowiązku przechowywania dokumentów dla celów emerytalno-rentowych, natomiast dokumenty finansowe przechowywana są 7 lat od ustania stosunku pracy, we Francji obie kategorie dokumentów przechowuje się przez 5 lat.

Obecnie obowiązujące przepisy nie określają formy, w jakiej powinny być prowadzone akta osobowe pracowników.

Zdaniem Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pomimo tego że przepisy nie zawierają wyraźnego sformułowania obowiązku papierowego gromadzenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, pracodawcy tworzący ją w postaci elektronicznej, mogą ją traktować obecnie tylko jako wersję pomocniczą. W ocenie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej aktualne jest stanowisko Głównego Inspektora Pracy z 9.4.2010 (GPP-87-4560-29/10/PE/RP.), w poradniku dla przedsiębiorców pt. „Dokumentacja pracownicza”. Państwowa Inspekcja Pracy stwierdziła we wskazanym wyżej podręczniku, że w obowiązującym stanie prawnym, prowadzenie dokumentacji pracowniczej i akt osobowych nie może być ograniczone wyłącznie do wersji elektronicznej. Do czasu wprowadzenia odpowiednich zmian w przepisach, akta muszą być prowadzone w klasycznej postaci papierowej. Możliwe jest jednoczesne prowadzenie akt osobowych pracowników w dwóch formach, przy czym elektroniczna forma akt może mieć jedynie charakter pomocniczy. Jeśli pracodawca przechowuje dokumenty w wersji elektronicznej, powinien również zadbać o to, aby przetrzymywać je tradycyjnie - w formie kartoteki - uważa Główny Inspektor Pracy

2. Proponowane zmiany

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt założeń ustawy o zmianie ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt przewiduje skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości. Ponadto, projekt przewiduje fakultatywną możliwość gromadzenia i przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Zaproponowane rozwiązania mają na celu ograniczenie kosztów ponoszonych przez pracodawców z tytułu długotrwałego papierowego przechowywania akt osobowych pracowników, które szacuje się na ok. 130 mln zł rocznie.

3. Skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej

Projekt zakłada, aby wszystkimi informacjami niezbędnymi do uzyskania świadczeń emerytalno-rentowych dla osób, które rozpoczęły aktywność zawodową po 31.12.1998 r. dysponował ZUS, gromadząc dane przekazywane przez pracodawców. Ma to umożliwić skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 do 10 lat od dnia zakończenia stosunku pracy. Ten czas gwarantuje możliwość korzystania ze zgromadzonych dokumentów jako dowodów w razie ewentualnego sporu sądowego. Pracodawca po zakończeniu stosunku pracy wyda pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy, które będzie zawierało dane niezbędne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych do przyznania wybranego świadczenia oraz zaświadczenie o wynagrodzeniu w poszczególnych latach pozostawania pracownika w stosunku pracy. Dane te pracodawca przekaże także do ZUS. Obowiązek długookresowego przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej wynika, z konieczności udowodnienia przez pracownika okresów zatrudnienia i wysokości osiąganych zarobków w momencie wnioskowania o ustalenie wysokości świadczenia emerytalnego albo rentowego.

Projekt przewiduje, że po zakończeniu stosunku pracy będzie przekazywać pracodawca przekazywał pracownikowi rozszerzone świadectwo pracy wraz z zaświadczeniem o wysokości osiąganych zarobków w trakcie trwania stosunku pracy. Przekazywanie do ZUS rozszerzonego świadectwa pracy będzie wymagało dostosowania jego treści dla potrzeb ZUS. Dlatego zostanie określony nowy wzór świadectwa pracy w formie dokumentu papierowego i elektronicznego.

4. Prowadzenie przez pracodawcę akt pracowniczych i dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej

Projekt zakłada, że każdy pracodawca będzie mógł fakultatywnie korzystać z dowolnego systemu do tworzenia elektronicznych akt pracowniczych i pozostałej dokumentacji pracowniczej, który powstanie na podstawie opublikowanej przez ministra właściwego do spraw pracy struktury logicznej postaci elektronicznych akt osobowych. Będzie możliwe wytworzenie akt i dokumentacji z programów informatycznych używanych powszechnie przez przedsiębiorców i będzie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra rodziny i pracy.

Do elektronicznych akt pracowniczych będą miały zastosowanie przepisy o ochronie danych osobowych.

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej chce, aby omawiane zmiany weszły w życie od 1.1.2018 r.

Z omawianych założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją powstanie teraz projekt ustawy, który trafi pod obrady rządu, a następnie do prac w Sejmie.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych