Projektowane zmiany w Kodeksie pracy z zakresu wytwarzania i przechowywania dokumentacji pracowniczej

Cele zmian

Jak wynika z uzasadnienia do projektu podstawowe cele zmian w Kodeksie pracy w zakresie prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika to umożliwienie pracodawcom:

1) wyboru, w jakiej postaci nastąpi realizacja obowiązku wynikającego z art. 94 pkt 9b KP (tj. przechowywania akt osobowych i dokumentacji pracowniczej);

2) wykorzystania elektronicznych sposobów komunikacji z pracownikiem; a także

3) przechowywania ww. dokumentacji oraz akt osobowych w postaci papierowej albo elektronicznej.

Obecnie część pracodawców prowadzi dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Zdaniem MR digitalizacja dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika wpłynie na przyśpieszenie procesu opracowania dokumentów, skrócenie czasu przeszukiwania akt, poprawę jakości dokumentacji, ponieważ nie występuje proces zużywania, a także redukcję kosztów przechowywania.

Zakres zmian

Projekt zakłada wprowadzenie zmian nie tylko w przepisach Kodeksu pracy, ale i ustaw: o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, o systemie ubezpieczeń społecznych oraz w ustawie o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Problematyka akt pracowniczych ma związek z ich przechowywaniem przez państwowe archiwa oraz z ustalaniem uprawnień emerytalno-rentowych.

Zmiany w Kodeksie pracy

Projektowane konkretne zmiany w Kodeksie pracy zakładają:

1) umożliwienie pracownikom i pracodawcom wytwarzania wielu dokumentów związanych ze stosunkiem pracy nie tylko w formie/postaci pisemnej, ale i elektronicznej - jednak część z nich musiałaby być opatrywana kwalifikowanym podpisem elektronicznym (dotyczyłoby to przede wszystkim oświadczeń woli);

2) kodeksowe określenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych - co do zasady miałoby to być 10 lat;

3) dopuszczenie przechowywania ww. dokumentacji nie tylko w postaci papierowej, ale i elektronicznej - wyboru jednej z postaci dokonywałby pracodawca;

4) wprowadzenie jako zasady wypłacania pracownikom wynagrodzeń za pracę na konto bankowe;

5) wprowadzenie obowiązku wydawania pracownikowi w związku z ustaniem stosunku pracy - oprócz świadectwa pracy - także informacji o wysokości wynagrodzenia.

Wytwarzanie dokumentacji pracowniczej w formie/postaci pisemnej lub elektronicznej

Projektowane ww. ustawą zmiany polegają m.in. na umożliwieniu pracownikowi i pracodawcy dokonywania wielu czynności w formie pisemnej albo elektronicznej, podczas gdy obecnie wymagana jest forma pisemna; ma to dotyczyć m.in.:

1) zawierania umów o pracę i dokonywania w nich zmian (zarówno na mocy porozumienia stron, jak i wypowiedzenia zmieniającego);

2) wypowiadania umów o pracę, rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia oraz wymaganej w związku z tym konsultacji związkowej;

3) wydawania świadectwa pracy;

4) sporządzania dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w formie tele­pracy;

5) powołania i odwołania pracownika (jako formy nawiązania i rozwiązania stosunku pracy);

6) wyrażania przez pracownika zgody na dobrowolne potrącenia z wynagrodzenia za pracę;

7) zawierania umów o zakazie konkurencji i umów o podnoszenie kwalifikacji zawodowych;

8) sporządzania odpisów zawiadomienia o przyznaniu pracownikowi nagrody lub wyróżnienia;

9) nakładania kar porządkowych i wnoszenia od nich sprzeciwów przez pracowników;

10) informowania pracowników o przejściu zakładu pracy na nowego pracodawcę i skutkach tego dla pracowników;

11) kierowania pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie;

12) zawierania układów zbiorowych pracy oraz ich wypowiadania i rozwiązywania,

a także składania przez pracowników wniosków o:

  • stosowanie do nich: ruchomego czasu pracy, indywidualnego rozkładu czasu pracy, systemu pracy weekendowej, systemu skróconego tygodnia pracy,
  • udzielenie zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, czasu wolnego za pracę nadliczbową, przerw na karmienie dziecka piersią, 2 dni (albo 16 godzin) zwolnienia od pracy na dziecko do 14 lat,
  • udzielanie urlopów: wypoczynkowego, bezpłatnego, macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego i wychowawczego.
Ważne
Projekt przewiduje, że w powyższych przypadkach dokumenty przekazywane w formie elektronicznej musiałyby być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Natomiast pewne dokumenty o charakterze informacyjnym mogłyby być sporządzane i przekazywane pracownikom w formie pisemnej albo elektronicznej bez konieczności opatrywania kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dotyczyć to ma m.in. przekazywania pracownikom:

1) informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w związku z zawarciem umowy o pracę;

2) tekstu przepisów dotyczących równego traktowania w zatrudnieniu;

3) rozkładów czasu pracy na okres rozliczeniowy albo jego część;

4) informacji o zagrożeniach z zakresu bhp, o pracownikach wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy;

5) informacji z zakresu oceny ryzyka zawodowego.

Ponadto zgodnie z projektem wiele ewidencji i rejestrów mogłoby być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej - dotyczyć to ma m.in.:

1) ewidencji czasu pracy,

2) planu urlopów wypoczynkowych,

3) ewidencji pracowników młodocianych,

4) rejestru prac narażających pracowników na działanie szkodliwych czynników biologicznych oraz rejestru pracowników zatrudnionych przy takich pracach,

5) rejestru wypadków przy pracy,

6) rejestru obejmującego przypadki stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby.

10-letni okres przechowywania akt osobowych

Projekt przewiduje także skrócenie obowiązkowego okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, który zawarł umowę o pracę po 31.12.1998 r. - z 50 do 10 lat - przy założeniu, że ZUS będzie gromadził informacje wystarczające do ustalenia i przyznania świadczenia z ubezpieczenia społecznego w takim zakresie, aby ubezpieczony miał zagwarantowane bezpieczeństwo otrzymania wybranego świadczenia oraz prawidłowego ustalenia jego wysokości.

Z przepisów KP ma wynikać, że pracodawca jest obowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym pracownik zakończył pracę.

Od powyższej zasady mają być jednak 2 wyjątki:

1) po pierwsze - w uzasadnionych przypadkach, uwzględniając szczególny interes pracownika, przepisy odrębne będą mogły przewidywać dla określonych grup pracowników zastosowanie dłuższego okresu przechowywania tej dokumentacji;

2) po drugie - jeżeli w 10-letnim okresie zostanie wytoczone powództwo lub wszczęte postępowanie, w którym przechowywana przez pracodawcę dokumentacja stanowi dowód, to konieczne będzie jej przechowywanie do czasu jego prawomocnego zakończenia.

Dokumentacja pracowników, którzy zawarli umowę o pracę do 31.12.1998 r. będzie natomiast musiała być przechowywana przez dotychczasowy okres, tj. przez 50 lat od zakończenia stosunku pracy.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca będzie miał wybór, czy prowadzić dokumentację pracowniczą i akta osobowe pracowników w postaci papierowej czy elektronicznej. Wybór formy papierowej jako formy prowadzenia tej dokumentacji także umożliwi jej przechowywanie w postaci elektronicznej.

Projekt przewiduje, że pracodawca, który będzie prowadził ww. dokumentację w postaci papierowej może przechowywać tę dokumentację w postaci elektronicznej. Zmiana postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną ma następować przez jej zeskanowanie i zapisanie na informatycznym nośniku informacji, a postać papierowa dokumentacji ma być zwracana pracownikowi - do rąk własnych lub wysyłana listem poleconym na adres zamieszkania pracownika znajdujący się w jego aktach osobowych.

Pracodawca, który będzie przechowywał dokumentację w postaci elektronicznej będzie musiał wydać, na żądanie pracownika lub w innych uzasadnionych przypadkach, wydruk komputerowy lub kopię elektroniczną całości lub części dokumentacji wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości (będzie ono składane pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań).

Projekt przewiduje, że dokumentacja przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją w postaci papierowej, a jej wydruki komputerowe mają mieć moc równoważną dokumentacji przechowywanej w postaci papierowej.

Przechowywana przez pracodawcę dokumentacja w postaci elektronicznej będzie musiała zawierać niezbędne informacje (metadane) techniczne i strukturalne ułatwiające ich należyte przechowywanie i udostępnianie. Szczegółowy zakres tych metadanych oraz sposób udostępniania kopii elektronicznej dokumentacji ma określić w rozporządzeniu minister właściwy do spraw pracy.

Także pracodawca, który będzie prowadził ww. dokumentację w postaci elektronicznej, będzie musiał wydać, na żądanie pracownika lub w innych uzasadnionych przypadkach, wydruk komputerowy lub kopię elektroniczną całości lub części dokumentacji wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości (składanym pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań). Będą się do niego stosować również pozostałe ww. wymagania.

Wypłacanie pracownikom wynagrodzeń za pracę na konto

Po zmianach wynagrodzenie za pracę byłoby wypłacane na wskazany przez pracownika rachunek płatniczy, chyba że pracownik złożyłby w formie pisemnej albo elektronicznej wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych. Obecnie jest odwrotnie - zasadą jest wypłacanie pracownikom wynagrodzeń do rąk własnych. Tylko za ich zgodą, wyrażoną na piśmie, albo gdy tak stanowi układ zbiorowy pracy, możliwa jest wypłata na konto bankowe.

W terminie 3 miesięcy od wejścia ustawy w życie (tj. do 1.9.2017 r.) pracodawcy będą musieli poinformować pracowników, którzy otrzymują wynagrodzenie do rąk własnych o konieczności podania numeru rachunku płatniczego, na który będzie wypłacane wynagrodzenie za pracę, albo złożenia wniosku (w formie pisemnej albo elektronicznej) o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.

Nowy obowiązek wydania pracownikowi informacji o wynagrodzeniu

Projekt przewiduje, że w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca będzie obowiązany wydać pracownikowi nie tylko świadectwo pracy, ale i informację o wysokości wynagrodzenia (w formie pisemnej albo elektronicznej). Wydanie obu tych dokumentów nie będzie, tak jak i obecnie, uzależnione od uprzedniego rozliczenia się pracownika z pracodawcą. Ponadto pracodawca będzie przekazywał informację o wysokości wynagrodzenia do ZUS (wraz ze zgłoszeniem wyrejestrowania pracownika).

W informacji o wysokości wynagrodzenia będzie podawana wysokość i składniki wynagrodzenia wypłaconego pracownikowi za kolejne lata pozostawania w stosunku pracy. Informacja ta będzie - w razie pomyłek w niej - podlegała sprostowaniu na wniosek pracownika w 10-letnim okresie przechowywana dokumentacji pracowniczej. W razie nieuwzględnienia wniosku pracownikowi będzie przysługiwało, w ciągu 30 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania ww. informacji, prawo wystąpienia z żądaniem ich sprostowania do sądu pracy. Pracownikowi będzie także przysługiwało roszczenie o naprawienie szkody wyrządzonej przez pracodawcę wskutek niewydania w terminie lub wydania niewłaściwej informacji o wysokości wynagrodzenia.




 

Przetestuj System Legalis

 
Zadzwoń:
22 311 22 22
Koszt połączenia wg taryfy operatora.
lub zostaw swoje dane, a Doradca zdalnie
zbada Twoje potrzeby i uruchomi dostęp

W polu numeru telefonu należy stosować wyłącznie cyfry (min. 9).


Wyślij

* Pola wymagane

Zasady przetwarzania danych osobowych: Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo C.H.Beck sp. z o.o., Warszawa, ul. Bonifraterska 17, kontakt: daneosobowe[at]beck.pl. Dane przetwarzamy w celu marketingu własnych produktów i usług, w celach wskazanych w treści zgód, jeśli były wyrażane, w celu realizacji obowiązków prawnych, oraz w celach statystycznych. W sytuacjach przewidzianych prawem, przysługują Ci prawa do: dostępu do swoich danych, otrzymania ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, cofnięcia zgody oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych. Pełne informacje w Polityce prywatności.


Wydawnictwo C.H.Beck
ul. Bonifraterska 17
00-203 Warszawa
Tel: 22 311 22 22
E-mail: legalis@beck.pl
NIP: 522-010-50-28, KRS: 0000155734
Sąd Rejonowy dla miasta stołecznego Warszawy
w Warszawie Kapitał Spółki: 88 000 zł

Zasady przetwarzania danych osobowych